Laatst bijgewerkt: 6 april 2025

Bij Brightly365 hechten we veel waarde aan jouw privacy. In deze Privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, hoe we deze gebruiken, met wie we ze delen en hoe we ze beschermen. Deze verklaring is van toepassing op alle diensten die Brightly365 aanbiedt, zoals cloudtelefonie, Microsoft 365-oplossingen, moderne werkplek- en communicatiediensten, en op het gebruik van onze website (brightly365.nl).

1. Wie zijn wij?

Brightly365 B.V. is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Onze contactgegevens zijn:

• Adres: [vul adres in]

• E-mail: [vul e-mailadres in]

• Telefoon: [vul telefoonnummer in]

• KvK-nummer: [vul KvK-nummer in]

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Afhankelijk van de aard van onze relatie met jou (bijvoorbeeld als klant, websitebezoeker, sollicitant of partner) verzamelen we verschillende soorten persoonsgegevens. Hieronder een overzicht:

2.1. Gegevens die je zelf verstrekt

• Contactgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en functie, bijvoorbeeld wanneer je contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt of een overeenkomst sluit.

• Accountgegevens: Inloggegevens, zoals gebruikersnaam en wachtwoord, voor toegang tot onze diensten (bijvoorbeeld Microsoft 365 of cloudtelefonie).

• Sollicitatiegegevens: CV, motivatiebrief en andere informatie die je deelt wanneer je solliciteert bij Brightly365.

• Communicatie: Inhoud van e-mails, chatberichten of andere correspondentie met ons.

2.2. Gegevens die we automatisch verzamelen

• Websitegebruik: IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens, bezochte pagina’s en klikgedrag, verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën (zie ons ).

• Gebruik van diensten: Gegevens over hoe je onze diensten gebruikt, zoals inlogtijden, gebruikte functionaliteiten in Microsoft 365 of cloudtelefonie, en eventuele foutmeldingen.

2.3. Gegevens van derden

• Partners: Gegevens die we ontvangen van onze partners, zoals Microsoft of Odido, bijvoorbeeld over jouw gebruik van hun diensten in combinatie met onze oplossingen.

• Openbare bronnen: Gegevens uit openbare bronnen, zoals de Kamer van Koophandel, om jouw bedrijfsgegevens te verifiëren.

2.4. Bijzondere persoonsgegevens

Brightly365 verwerkt in principe geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, religie of strafrechtelijk verleden), tenzij dit strikt noodzakelijk is en met jouw uitdrukkelijke toestemming, of indien dit wettelijk verplicht is.

3. Waarom verwerken we jouw gegevens?

We verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

3.1. Uitvoering van de overeenkomst

• Om onze diensten te leveren, zoals het implementeren van Microsoft 365, cloudtelefonie of moderne werkplek-oplossingen.

• Om jouw account te beheren en toegang te verlenen tot onze diensten.

• Om facturatie en betalingen te verwerken.

Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst (AVG, artikel 6(1)(b)).

3.2. Klantenservice en communicatie

• Om jouw vragen, klachten of verzoeken te beantwoorden via e-mail, telefoon of chat.

• Om je te informeren over updates, onderhoud of wijzigingen in onze diensten.

Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (AVG, artikel 6(1)(b) en (f)).

3.3. Marketing en promotie

• Om je nieuwsbrieven, aanbiedingen of updates over onze diensten te sturen, mits je hiervoor toestemming hebt gegeven of als bestaande klant (met opt-out mogelijkheid).

• Om gepersonaliseerde advertenties te tonen via onze website of platforms van derden (zie ons ).

Rechtsgrond: Toestemming of gerechtvaardigd belang (AVG, artikel 6(1)(a) en (f)).

3.4. Analyse en verbetering

• Om het gebruik van onze website en diensten te analyseren, zodat we deze kunnen verbeteren.

• Om trends en statistieken te verzamelen, bijvoorbeeld over het gebruik van Microsoft 365 of cloudtelefonie.

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (AVG, artikel 6(1)(f)).

3.5. Wettelijke verplichtingen

• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het bijhouden van administratie voor de Belastingdienst.

• Om te reageren op verzoeken van autoriteiten, bijvoorbeeld in het kader van een juridisch onderzoek.

Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (AVG, artikel 6(1)(c)).

3.6. Sollicitatieprocedures

• Om jouw sollicitatie te verwerken en contact met je op te nemen over vacatures.

Rechtsgrond: Toestemming en gerechtvaardigd belang (AVG, artikel 6(1)(a) en (f)).

4. Met wie delen we jouw gegevens?

Brightly365 deelt jouw gegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit kan bijvoorbeeld zijn met:

• Partners: Bedrijven zoals Microsoft en Odido, die betrokken zijn bij de levering van onze diensten (bijvoorbeeld voor Microsoft 365-licenties of mobiele abonnementen). Deze partners kunnen jouw gegevens verwerken volgens hun eigen privacybeleid:

  • Microsoft: Privacybeleid Microsoft

  • Odido: Privacybeleid Odido

• Dienstverleners: Derden die ons ondersteunen, zoals hostingproviders, IT-dienstverleners, marketingbureaus of betalingsverwerkers. Deze partijen werken in opdracht van Brightly365 en mogen jouw gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.

• Autoriteiten: Indien wettelijk verplicht, bijvoorbeeld bij een verzoek van de Belastingdienst of een gerechtelijk bevel.

• Overige derden: In geval van een fusie, overname of reorganisatie van Brightly365, kunnen jouw gegevens worden overgedragen aan een nieuwe entiteit, met inachtneming van de AVG.

Brightly365 sluit met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst om te waarborgen dat jouw gegevens veilig en vertrouwelijk worden behandeld.

5. Internationale doorgifte van gegevens

Sommige van onze partners, zoals Microsoft, zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Bij doorgifte van jouw gegevens naar landen buiten de EER zorgen we voor passende waarborgen, zoals het gebruik van Standard Contractual Clauses (SCC’s) die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, of we baseren ons op een adequaatheidsbesluit van de EU. Voor meer informatie over de doorgifte van gegevens kun je contact met ons opnemen.

6. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Brightly365 bewaart jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Klantgegevens: Zolang de overeenkomst loopt en tot 7 jaar daarna, in verband met fiscale bewaarplichten.

• Websitegegevens: Gegevens verzameld via cookies worden bewaard conform ons (bijvoorbeeld 2 jaar voor analytische cookies van Google Analytics).

• Sollicitatiegegevens: Tot 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, of tot 1 jaar met jouw toestemming voor toekomstige vacatures.

• Communicatie: Correspondentie wordt bewaard zolang nodig voor klantenservice, met een maximum van 2 jaar na het laatste contact.

Na afloop van de bewaartermijn worden jouw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

7. Hoe beschermen we jouw gegevens?

Brightly365 neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking. Enkele maatregelen die we treffen zijn:

• Encryptie van gegevens, zoals SSL/TLS voor onze website.

• Toegangscontroles, zodat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot jouw gegevens.

• Regelmatige beveiligingsupdates en audits van onze systemen.

• Het afsluiten van verwerkersovereenkomsten met derden die jouw gegevens verwerken.

Ondanks deze maatregelen kunnen we geen absolute veiligheid garanderen. Bij een datalek dat risico’s oplevert voor jouw rechten en vrijheden, melden we dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we jou zo snel mogelijk.

8. Jouw rechten

Onder de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze rechten kun je uitoefenen door contact met ons op te nemen via de gegevens in paragraaf 1. Jouw rechten zijn:

• Recht op inzage: Je kunt een overzicht opvragen van de gegevens die we van jou verwerken.

• Recht op rectificatie: Als jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kun je ons vragen deze te corrigeren.

• Recht op verwijdering: Je kunt ons vragen jouw gegevens te verwijderen, bijvoorbeeld als ze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

• Recht op beperking: Je kunt ons vragen de verwerking van jouw gegevens te beperken, bijvoorbeeld tijdens een lopend onderzoek naar een klacht.

• Recht op dataportabiliteit: Je kunt ons vragen om jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat aan jou te verstrekken, zodat je ze kunt overdragen aan een andere partij.

• Recht van bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens, bijvoorbeeld voor direct marketing.

• Recht om toestemming in te trekken: Als we jouw gegevens verwerken op basis van toestemming (bijvoorbeeld voor marketing), kun je deze toestemming op elk moment intrekken.

We behandelen jouw verzoek binnen 1 maand. In complexe gevallen kan deze termijn worden verlengd tot 3 maanden, waarover we je zullen informeren. Voor sommige verzoeken kunnen we een identiteitscontrole uitvoeren om jouw identiteit te verifiëren.

9. Cookies en tracking

Brightly365 maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om onze website te verbeteren en gepersonaliseerde content te bieden. Meer informatie hierover, inclusief hoe je jouw cookievoorkeuren kunt beheren, vind je in ons .

10. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Brightly365 kan deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als gevolg van nieuwe wetgeving, gewijzigde diensten of updates in onze processen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina, en bij significante wijzigingen informeren we je via e-mail of een melding op onze website. We raden je aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen.

11. Vragen of klachten

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via:

• E-mail: [vul e-mailadres in]

• Telefoon: [vul telefoonnummer in]

• Adres: [vul adres in]

Als je niet tevreden bent met onze reactie, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Meer informatie vind je op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.